なるぞ！イラストレーター！

2025年4月28日 / 最終更新日時 : 2025年4月28日イラストレーターつきみなるぞ！イラストレーター！

遠方イベントに出展！遠征ガイド

はじめて遠方のイベントや展示会に出展しようと考えているハンドメイド作家さん、イラストレーターさんへ。
私の場合は、岐阜県の山間部在住という地理体な要因が大きく、イベント出展はいつも遠征になります。
複数回のイベント出展（各地への遠征）を通して経験したことが、これから遠征出展をしようと思う作家さん方の参考になればと思います。

さて、地元とは違う土地での出展は、新しい出会いや大きなチャンスがある一方、準備や移動、費用面など不安も多いですよね。
もちろん私もそうでしたし、未だに遠征前にはワクワクする一方で、実はハラハラします。

この記事では、これから遠征出展を目指す方のために、押さえておきたい基本ポイントから、移動・宿泊・荷物のコツ、持ち物リスト、トラブル対策まで詳しくご紹介します。

最後まで読むことで、安心して初めての遠征に挑めるようになります。
ぜひ参考にしてください！

はじめての遠征出展！まず押さえたい基本ポイント

初めてであっても、複数回目であっても、遠方のイベントに出展するのは、ドキドキワクワクです。
遠征先で作品をたくさんの方に見てもらえるチャンスですが、準備不足だと想像以上に大変な思いをしてしまうことも。
ここでは、初めての遠征出展で押さえておきたい「基本ポイント」をわかりやすくまとめました。

なぜ遠征出展に挑戦するの？

遠征出展の一番の魅力は、ふだん出会えないお客様やクリエイター仲間、さらには運営に携わる方々や企業のお客様など多くの人とつながれること。
地元ではなかなか見つけてもらえなかった作品も、土地が変わり、見る人が変われば新鮮に受け取られることがあります。
「もっと多くの人に作品を知ってもらいたい」「販路を広げたい」と考えている方には、大きなステップアップのチャンスです。

遠征ならではのリスクとメリット

一方で、遠征にはリスクもつきもの。
交通費・宿泊費・荷物の運搬費用など、コストは実際にかさみます。
旅行とは違い、作品を準備し展示する段取りをしたり、いつもと違う荷物を持参する必要もあります。
また、慣れない土地での移動や、当日の体力面も不安要素になります。
それでも、メリットとして「新しいお客様との出会い」「自己成長」「今後につながる人脈づくり」が挙げられるため、しっかり準備をすれば得るものはとても大きいです。
最大のメリットは人とのご縁やつながりだと私は思います。

出展を決める前に確認すべきこと

遠征出展を決める前に、次のポイントを必ず確認しましょう。

会場の立地（アクセスの良さ、安全性）
イベントの集客力や過去の開催実績
自分の作品ジャンルに合っているか
搬入出方法や備品の貸し出し有無
交通費・宿泊費・出展料を含めた総費用

これらを冷静にチェックした上で、「このイベントなら行ってみたい！」と思えるかが大切です。
不安な点があれば、過去に出展した作家さんのレポートを探したり、主催者に直接問い合わせてみるのもおすすめです。
今ではSNS検索を活用することで、かなり詳細な情報や実際の様子などが記事だけでなく動画で見つけることもできます。
イベント出展も複数回に渡れば、少なからず知り合いができてくると思うので、直接経験者に尋ねるのはかなり有効な手段です。
例えば、同業者、クリエイター仲間、各地の出展を網羅し行脚しているイベント出展強者、イベントを来場者のお客様、SNSのフォロワーさんなどが協力な情報源となっていきます。
「ぶっちゃけ、どこのイベントが儲かる？？」なんて話もオフレコながら教えてもらえるかもしれません。

移動手段・宿泊先の選び方と早めの手配がカギ

遠征出展で意外と大きなポイントになるのが、移動と宿泊の手配です。
「できるだけ安く済ませたいけれど、無理をすると疲れが出るかも…」そんな悩みも出てきますよね。
私の場合は、いつもこれが最大の悩みです。
ここでは、遠征をスムーズにするための交通手段と宿泊先選びのコツをご紹介します。

会場までのアクセスを最優先に考える

宿泊先や交通手段を選ぶときに、まず優先したいのは「会場までのアクセスの良さ」です。
特に大きな荷物を運ぶ場合、乗り換えが多かったり、歩く距離が長かったりすると、かなりの負担になります。
荷物だけでなく、衣装を着てイベントに臨む場合もあるかもしれません。
やはり近ければ近いほど良い、ということになります。
できるだけ会場に近い駅周辺、もしくは徒歩圏内のホテルを選び、当日の移動ストレスを減らしましょう。

宿泊先は近さと利便性を重視

遠征先では、イベントに集中できる環境を整えることがとても大切です。
ホテルを選ぶ際は、単に「価格」だけでなく、「アクセス」「チェックイン・チェックアウトの時間」「設備（Wi-Fiや大浴場など）」も意識してチェックしましょう。
深夜や早朝に荷物を持って移動する可能性もあるため、特に女性の場合は安全面も考慮したいポイントです。

【価格】

できるだけ安い方が良いですが、カプセルホテルやホステルはおすすめしません。
イベントに集中したいのに、狭すぎる空間や他人と共有する寝所では、どうしても快適さに欠けるからです。
また、近年は外国人宿泊者も多く、常識やマナーの違いによるトラブルのリスクも考慮しておきたいところです。

【アクセス】

理想は、会場まで徒歩5分以内、もしくは最寄り駅から5駅以内の立地です。
荷物を持っての移動をできるだけ少なくし、負担を減らしましょう。

【チェックイン・チェックアウト時間】

到着する日の移動時間や、イベントの搬入・搬出スケジュールに合わせて、ホテルのチェックイン・チェックアウト時間を確認しておきましょう。
また、チェックアウト後に荷物を預かってもらえるかも大事なポイントです。
イベント終了後、旅行鞄をどうするか（ホテルに預けるか、会場に持参するか）を事前に考えておくと、移動がスムーズになります。

【設備】

Wi-Fi環境は必須です。
イベント直前の告知や、ギリギリまでの作業、緊急連絡にも対応できるよう、必ず確認しておきましょう。
また、大浴場があるホテルを選べば、イベントの疲れを癒やすリラックスタイムにもなります。
アメニティやタオル、パジャマなどが用意されているかも、荷物の量に影響するので、事前にチェックしておくと安心です。

早期予約で費用を抑えよう

出展が決まったら、できるだけ早く交通手段と宿泊先を押さえましょう。
新幹線や飛行機は早割を使うとかなり安くなりますし、ホテルも早期予約プランで割引になることが多いです。
特に人気のイベント周辺は、すぐにホテルが満室になることもあるので注意。
「まだ少し先だから大丈夫」と思わず、決まったらすぐに動くのがおすすめです！

すぐに予約できない場合には、スマホのカレンダー機能を使って、『イベントのバス予約！』とリマインダーを登録しておくと安心です。

荷物はどう運ぶ？発送・持ち込みのコツ

遠征出展では、自分の旅行荷物の他に、作品やディスプレイ用品など、荷物がどうしても多くなりがちです。
「全部持ち運ぶ？」「事前に送る？」どちらを選ぶかで、当日の動きや負担が大きく変わってきます。
ここでは、荷物をスムーズに運ぶためのコツと、注意しておきたいポイントをまとめました。

宅配便を使う？持ち運びする？

荷物の運び方は、作品の量やサイズによって考えましょう。
スーツケースに作品を入れて持ち運ぶのは便利ですが、作品の種類によっては荷物がかなり重たくなることも。
実際に、東京都内の私鉄ではエレベーターやエスカレーターをうまく見つけられず、大きなスーツケースを抱えて階段を上がるのに苦労した経験もあります。
イベント当日に疲れ切ってしまわないよう、持ち運ぶ場合は荷物の重さや移動ルートをよく考えておきましょう。

発送の場合に気をつけたいポイント

宅急便を利用して発送する場合は、荷物のサイズ（縦・横・高さの合計）と重さによって送料が変わります。
特に、大きなディスプレイ用品や什器がある場合、送料が想像以上に高くなることもあるので注意が必要です。
また、イベントによっては配送業者（例：ヤマト運輸、佐川急便など）や配送方法（宅急便・大型便など）まで指定される場合もあります。
主催者からの案内を必ず確認し、指示に従って発送準備を進めましょう。

イベント後の発送にも注意

イベント終了後に荷物を発送する場合、さらに注意が必要です。
撤収作業をスムーズに進めるために、「着払いのみ受付可」とルールが決められていることがあります。
この場合、事前に着払い伝票を用意しておいたり、受付場所や締め切り時間をしっかり確認しておくことが大切です。
当日バタバタしないよう、発送方法や手順も事前に把握しておきましょう。

梱包時に気をつけたいポイント

発送する場合、梱包の工夫も重要です。
作品が破損しないよう、プチプチや緩衝材をしっかり使い、開梱しやすいよう整理して詰めるのがポイント。
また、荷物があまりに重すぎると搬入出が大変になるので、必要に応じて箱を複数に分けるのも有効です。
イベントによっては送り状の書き方（宛名、イベント名、ブース番号など）も細かく指定されるので、これも必ず確認して準備しておきましょう。

【保存版】遠征出展に持っていくべき持ち物リスト

遠征出展では、忘れ物をすると大きなストレスになりがちです。
現地調達できるものもありますが、なるべくスムーズに出展できるよう、しっかり持ち物リストを作っておきたいですよね。
ここでは、通常の旅行に必要なものと、イベント出展に特有のアイテムに分けて、持ち物リストをご紹介します。

旅行用の持ち物リスト

まずは通常の旅行に必要なアイテムからチェックしましょう。
「これさえあれば困らない！」という基本の持ち物です。

財布（現金・クレジットカード）
スマホ・充電器・モバイルバッテリー
着替え・下着・靴下
歯ブラシセット・洗顔用品・化粧品
コンタクトレンズ・保存液・ケース
ヘアアイロン（必要な方）
日焼け止め・サングラス
イヤフォン（移動中の音楽用＋耳栓代わりにも）
常備薬・ばんそうこう
ハンカチ・ティッシュ
雨具（折りたたみ傘など）
宿泊先情報・交通チケット・身分証明書
移動中の飲み物（水・お茶のペットボトル）

特にスマホ充電器やモバイルバッテリーは絶対に忘れたくないアイテムです。
コンタクトレンズ関連用品やヘアアイロンもつい忘れがちなので、早めにリストに追加しておきましょう。
また、移動中にペットボトルの飲み物を持って行くと、コンビニや駅での出費を抑えられ、荷物も軽くできますよ。

出展用の持ち物リスト

続いて、イベント出展ならではの必須アイテムをまとめました。
細かいものも多いので、リストを見ながら忘れ物がないかしっかりチェックしていきましょう。

作品・在庫
値札・プライスカード
名刺・ショップカード
ディスプレイ用品（布・スタンド・棚など）
レジ袋・紙袋（お買い上げ品用）
お釣り・小銭・コインケース
筆記用具（ペン・メモ帳）
養生テープ・マスキングテープ・ガムテープ
無地のカード（「売り切れ」「在庫あり」など記載用）
サインペン・油性ペン
除菌シート・手指消毒用品
飲み物・軽食（手が汚れにくいものがおすすめ）
ブース案内図・イベントガイドブック
作品管理用のリスト（在庫チェック用）
イベント当日の衣装（ブースイメージに合わせた服装）
仲良しさんやお客様用のお土産（地元のお菓子など）

持ち物リストを作るときのコツ

荷造りの前に、「旅行用リスト」と「出展用リスト」をそれぞれ作成して、両方を網羅できるようにチェックしていきましょう。
荷物を詰めながらチェックリストに✔を入れていけば、忘れ物の不安がぐっと減ります。
特に慌ただしい出発当日には、リストで最終チェック超重要！お忘れなく！

会場で焦らないために！事前に準備しておきたいこと

いよいよ遠征当日！
でも、会場に着いてから「アレがない！」「どうしよう！」と焦らないためには、事前準備がとても大切です。
ここでは、現場でスムーズに動くために押さえておきたいポイントと、特に役立つ持ち物についてご紹介します。

電源や机・椅子の有無を確認しよう

イベントによっては、電源や備品（机・椅子など）が用意されていないこともあります。
「電源あり」「レンタルあり」と書かれていても、数に限りがあったり、事前申し込みが必要なケースも。
また、自分で折りたたみ椅子を持参する場合もあるので、事前にイベント案内をしっかり読み込んでおきましょう。

お釣りや決済方法の準備

会場では、急にキャッシュレス決済が使えなかったり、電波が不安定になることもあります。
現金（特に千円札や小銭）を多めに準備しておくと安心です。
また、PayPayなどのスマホ決済を使う場合も、事前に残高チャージや動作確認をしておきましょう。

会場で役立つ持ち物とその使い方

ここからは、会場で特に役立つアイテムを具体的にご紹介します。
出展用持ち物リストでも挙げたアイテムの中から、現場で「これがあって助かった！」というものをピックアップしました。

値札・プライスカード： 作品の値段がわかりやすくなるだけでなく、手に取ってもらいやすくなります。忘れずに全品分用意しましょう。
養生テープ・マスキングテープ： 軽量な掲示物を貼ったり、床に仮止めをしたりと大活躍。現場で急なトラブルにも対応できます。
無地のカード： 「売り切れました」「在庫あります」などの簡単なPOPを書きたいときにとても便利です。予備も持っていきましょう。
サインペン・油性ペン： 値札の修正や掲示物の書き足しに欠かせません。
除菌シート・手指消毒用品： 不特定多数の方と接するイベントでは、衛生管理にも気をつけたいですね。
クリップ・洗濯バサミ： 紙や布を固定するのに地味に便利！思ったより使用頻度が高いアイテムです。
作品の簡単な説明POP： 商品の魅力や使用シーンを書いておくと、お客様の関心が高まります。
仲良しさんやお客様用のお土産： 地元のお菓子など、ちょっとしたプレゼントを用意しておくと、交流がぐっと深まります。無理に高価なものでなくても、気持ちが伝わるだけで喜ばれます。

このように、単なる持ち物リストではなく、「なぜ必要か」を意識して準備しておくと、当日の安心感がぐっと違ってきます。
慌ただしい設営時間を少しでもスムーズにできるよう、事前にしっかり備えておきましょう！

思わぬトラブルにも対応できる！心構えと対策

どんなに万全に準備をしていても、遠征出展では思わぬトラブルに見舞われることがあります。
「まさか！」という状況でも慌てずに対応できるよう、あらかじめ心構えと対策を考えておきましょう。

荷物が届かない！そんな時どうする？

発送した荷物が予定通り届かないトラブルは、遠征出展では意外とよくある話です。
もしものために、配送伝票の控えは必ず手元に残し、すぐに運送会社に連絡できるよう準備しておきましょう。
また、万が一に備えて、最小限必要な作品やディスプレイ用品を自分で持参しておくと安心です。
「これさえあれば形になる！」という最低限のセットを手荷物に入れておくことをおすすめします。

天候・交通トラブルへの備え

台風、大雪、大雨など、天候による交通トラブルは、特に遠征では無視できないリスクです。
予定通りに会場へ行けない事態に備え、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。
できれば前日入りをして、当日のトラブルを最小限に抑えるのが理想です。
また、電車や飛行機の遅延・欠航情報をチェックできるアプリを入れておくのもおすすめです。

体調管理も出展成功のカギ

慣れない土地での移動やイベント準備で、体力は想像以上に消耗します。
こまめな水分補給・十分な睡眠・栄養のある食事を心がけ、体調をしっかり整えましょう。
特に長時間立ちっぱなしになることも多いので、靴や服装も疲れにくいものを選びたいですね。
常備薬（頭痛薬・胃薬・アレルギー薬など）も忘れずに携帯し、体調不良を感じたら無理せず早めに休むことが大切です。

「旅行」ではないことを意識しよう

遠征出展は、楽しみもありますが、あくまで「仕事の一環」です。
遠征先で開放感から、つい暴飲暴食してしまうこともありますが、翌日の体調やパフォーマンスに直結するため、ほどほどに抑える意識を持ちましょう。
また、せっかく遠方まで来たのなら、「作品を見てもらう」「新しいお客様と出会う」「販路を広げる」など、何かしら目的意識を持って行動することで、遠征がより充実したものになります。
遊びの延長ではなく、目標を持った行動が、きっと次へのステップにつながります。

心構えひとつで乗り越えられる

どんなに準備しても、予想外のことは起こるもの。
そんなときは、「すべて経験になる！」という気持ちを持つことが大切です。
トラブルも含めて、遠征出展は大きな成長のチャンス。
完璧を目指しすぎず、「今できるベストを尽くす」という心構えで臨めば、きっと次へのステップにつながりますよ。

遠征費を賢く抑える工夫と裏ワザ

遠征出展では、どうしても交通費や宿泊費などの出費がかさみがちです。
せっかく頑張って出展しても、出費が大きすぎると負担に感じてしまいますよね。
ここでは、無理せず、でもしっかりと遠征費を抑えるための工夫や裏ワザをご紹介します。

宿泊費を抑えるコツ

宿泊費は遠征費の中でも大きな割合を占めます。
できるだけ早めに予約することで、早割プランを利用できる場合が多いです。
また、楽天トラベルなどを利用すると、宿泊料金に応じたポイント還元や、宿泊割引クーポンを活用できることもあるので、上手に使えばさらにお得になります。

宿泊地として、カプセルホテルやホステルも選択肢に入ることはありますが、個人的にはおすすめしません。
プライバシーが少ない、荷物管理に気を使う、ゆっくり休めないといったデメリットがあり、翌日のコンディションに響く可能性があるからです。
体力を温存して万全で臨みたい遠征出展では、多少コストがかかっても、ビジネスホテルなど安心して休める場所を選ぶことをおすすめします。

それでも節約重視の場合は、カプセルホテルやゲストハウスも候補に入れつつ、立地・清潔さ・安全面をしっかりチェックして選びましょう。

交通費を賢く節約する方法

新幹線や飛行機を利用する場合は、早割や割引チケットを積極的に活用しましょう。
特に高速バスの場合、インターネットで事前予約をして、クレジットカード決済を選ぶと、通常より安くなることがあります。
バス移動は時間がかかるものの、深夜便を使えば宿泊費の節約にもつながります。
移動時間と体力のバランスを見ながら、無理のない方法を選びたいですね。

食費や小さな出費を抑えるコツ

遠征中、ついついコンビニや外食で出費がかさみがちですが、移動中の飲み物はペットボトルを持参しておくと無駄な出費を防げます。
ただし、旅先での食事は、気分を高めてくれる大事なモチベーション源にもなります。
無理にケチらず、ここぞという場面では気持ちよく食事を楽しむのも、遠征成功の秘訣です。

個人的には、ホテルの朝食付きプランを選ぶのがおすすめです。
イベント当日の朝に食事場所を探す手間が省けるうえ、バランスの取れた朝食をしっかり取れるので、結果的にコスパも良く、心にも余裕が生まれます。

必要経費として意識して管理しよう

遠征費は「出費」と考えるだけでなく、「必要な経費」として把握しておきましょう。
交通費・宿泊費・出展料・材料費などは、後々確定申告で経費計上できる場合もあります。
領収書やレシートはきちんと保管し、メモに「○○イベント出展費用」など用途を書き添えておくと後で整理しやすくなります。

工夫しながら楽しく遠征しよう

出費を無理に切り詰めるのではなく、「賢く節約しながら、必要なところにはしっかり使う」という意識が大切です。
遠征先でしか味わえない出会いや経験もあるはず。
無理のない工夫をしながら、充実した遠征出展を楽しみましょう！

無事終了！出展後にやっておくと次につながること

遠征出展が無事終わったら、「やりきった！」という達成感に包まれますよね。
でも、出展後こそ次につなげるための大事なタイミングです。
ここでは、出展後にやっておきたいことをまとめました。

売上と在庫の整理をすぐに！

イベント直後は疲れているかもしれませんが、できるだけ早く売上の集計と在庫の確認をしておきましょう。
時間が経つと記憶があいまいになりがちなので、可能なら帰宅後すぐ、あるいは翌日には記録しておくのがおすすめです。
売れた作品や人気があったアイテム、逆にあまり動かなかった商品などをメモしておくと、今後の制作や販売戦略にも活かせます。

SNSでの報告と次回イベント告知

イベント出展後は、SNSなどで「出展ありがとうございました！」の投稿をしておくと、応援してくれた方や新しく出会ったお客様への感謝の気持ちが伝わります。
また、次回の出展予定がある場合は、早めに告知しておくとリピーターにつながりやすくなります。
当日の様子を写真付きで紹介するのも効果的です。
たとえ完売しなかったとしても、「楽しかった」「良い出会いがあった」など前向きな気持ちを表現することが大切です。